De fleste chefer bruger alt for meget af deres tid på møder. Dette sker fordi ledere reagere på problemerne ved at ringe til møder for at løse dem. Og når møderne undlader at producere resultater, de kalder flere møder. I nogle virksomheder, har mennesker endda kaldt møder for at finde ud af, hvorfor deres møder ikke virkede.
Stedet for at se din chef traske ned til en endeløs tidsplan for møder, er her ting du kan gøre for at beskytte din chef værdifuld tid.
1) når nogen ringer til at planlægge et møde for din chef, bede om dagsordenen. Hvis der er ingen dagsorden, skal du kontrollere, hvis din chef ønsker at deltage i. Manglen på en dagsorden er den største årsag til dårlig møder. Ideelt, din chef vil insistere på at have en dagsorden for tid er penge. For eksempel, tvivler jeg på at din chef underskriver blank kontrol.
Hvis kaldende svar at din chef vil modtage en dagsorden på mødet, at ønsker din chef at se dagsordenen mindst en dag før mødet. Dette giver din boss tid til at forberede og undgår at blive overfaldet af overraskelser.
2) Spørg “Hvad er mål for dette møde?” eller “hvilke resultater vil du har ved udgangen af mødet?” Et møde uden mål vil mangle retning, som kan være så dødbringende som ingen dagsorden.
3) spørge “Hvad er min chef rolle i møde?” eller “Hvorfor vil du min chef til at deltage i?” Mange yngre medarbejdere vil opfordre ledere til deres møder, fordi det gør dem synes vigtigt. De bruger også dette som en mulighed for at uddelegere arbejde opad, vise og spørge deres chef til at træffe beslutninger. Vage svar (som “Åh, vi vil bare høre hvad din chef har at sige”) antyder, dovne planlægning.
Hvis din chef opfordres til at “finde ud af, hvad alle gør” Tjek, hvis din chef foretrækker at modtage en kopi af referatet i stedet. Det tager meget mindre tid til at læse minutter for at deltage i et møde.
Hvis din chef har en vigtig rolle i en mindre del af et møde, så spørg hvis din chef kan deltage i kun del af mødet. Tyder på, at de planlægger din boss’ deltagelse i begyndelsen, så din chef kan være på tid til denne del og derefter forlade efter bidrager.
4) spørge “Hvordan skal min chef forberede mødet?” Dette hjælper din chef, gøre godt og undgår at blive overrasket. Hvis præparatet kræver omfattende arbejde, tjekke med din chef, hvis tidsplanen giver mening. Kontroller også, hvis andre vil være forberedt. Uforberedt deltagere spilde altid tid. Om nødvendigt, revidere omfanget af mødet eller planlægge det til et senere tidspunkt at give mulighed for tilstrækkelig forberedelse.
5) Spørg, “Hvad skal min chef bringe?” Du ønsker at sikre, at din chef har hvad er nødvendig for effektiv deltagelse. Du vil også gerne vide, hvad der er nødvendigt, fordi du kan have til at hjælpe med at fremskaffe den. Hvis midlerne, der er tilgængelige, foreslå alternativer.
6) spørge, hvem der ellers vil være der. Dette vil hjælpe din chef forudse, hvad der kan ske. Og i nogle tilfælde kan du finde det nyttigt at kalde nogle af de andre deltagere til at kortlægge deres forventninger, bekymringer, og støtte til punkter på dagsordenen.
7) Endelig, så sørg for, at du indsamle oplysninger såsom starttidspunkt, varighed og sted. Få en kort og retninger når det er nødvendigt.
Som en administrativ assistent arbejder du som en vigtig partner med din chef. Således kan du dele denne artikel og bruge det som grundlag for hvordan du kan arbejde sammen, og sørg for, at din chef deltager de rigtige møder for de rigtige grunde med den rette forberedelse.